Bạn đừng nhầm khái niệm này với tính năng soạn thảo đã được biết ở chương 2 “Học Access trong 1 giờ”. Các tính năng đó chỉ đề cập đến các trường hay các bản ghi riêng lẻ trong một bảng.

Trong 3 phần tiếp theo, bạn sẽ được học cách thực hiện các thao tác sau:

• Sao chép một bảng
• Đổi tên cho bảng
• Xóa bảng

Sao chép bảng

Có lúc bạn muốn sao chép toàn bộ bảng. Ví dụ, bạn cần sao chép một bảng sao cho có thể sử dụng bản sao chép đó như một bảng khác. Hoặc bạn muốn sao chép nó để giữ một bản sao lưu tạm thời.

Để sao chép một bảng, thực hiện các bước sau:

1. Chọn nút Table trong cửa sổ Database. Bạn sẽ thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.

2. Lựa chọn tên bảng bạn muốn sao chép. Ví dụ, chọn bảng Addresses.

3. Chọn Copy từ thực đơn Edit, hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + C

4. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hoặc ấn tổ hơp phím CTRL + V. Lần lượt như vậy, Access hiển thị hộp thoại Paste Table As như hình 1.

Hình 1: Hộp thoại Paste Table As

5. Trong mục Table Name, nhập tên bảng sao chép mà bạn vừa tạo. Ví dụ, nhập tên Temporary Addresses, nhưng chưa ấn nút ENTER

6. Trong phần Paste Options, chọn kiểu sao chép bạn muốn. Khi muốn sao chép toàn bộ bảng, bạn tích vào tùy chọn thứ hai, Structure and Data. (Nếu chỉ muốn sao chép cấu trúc mà không có dữ liệu, bạn chọn Structure Only)

7. Kích chuột vào nút OK, Access sẽ sao chép bảng và cập nhật bảng mới vào cửa sổ Database như hình 2.

Hình 2: Cửa sổ Database đã được cập nhật bảng

Đổi tên bảng

Access cho phép bạn đổi tên một cũng tương tự như cách Windows File Manager đổi tên files. Để đổi tên bảng, thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn nút Table từ cửa sổ Database. Bạn sẽ thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.

2. Chọn tên bảng bạn muốn đổi. Ví dụ, chọn bảng Temporary Addresses.

3. Chọn Rename từ thực đơn Edit. Access sẽ bôi đen tên bảng và thực hiện thao tác đổi tên, như vậy bảng có thể được đổi tên

4. Nhập một tên mới cho bảng hoặc sửa tên sẵn có. Không sử dụng tên đã có trong bảng. Ví dụ, bạn có thể gõ tên New Addresses.

5. Nhấn ENTER hoặc kích chuột bất cứ chỗ nào ngoài vùng làm việc. Access đổi tên bảng và thêm tên mới cho cửa sổ Database (hình 3)

Hình 3: Cửa sổ Database sau khi đã đổi tên bảng

Xóa một bảng

Xóa một bảng cũng dễ dàng như sao chép hay đổi tên. Thực tế, bạn có thể xóa một bảng bằng nhiều cách giống như xóa các tài liệu hay các thư mục con trong nhiều chương trình ứng dụng khác của Windows. Để xóa một bảng, thực hiện các bước sau:

1. Lựa chọn nút Table từ cửa sổ Database. Bạn có thể thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.

2. Chọn tên bảng muốn xóa. Ví dụ, chọn bảng New Addresses.

3. Chọn Delete từ thực đơn Edit hoặc chỉ cần ấn phím DEL trên bàn phím. Access sẽ hỏi bạn để xác nhận lại hành động.

Hình 4: Xác nhận việc xóa bảng

Kích chuột vào nút Yes để xóa bảng hoặc kích vào nút No để bỏ qua lựa chọn này.